أدوات العمل الأرشيفية أو ركيزة التصرف الوثائقي
تحدثنا خلال دراسة سابقة في هذا الإطار عن الإجرءات العملية الأرشيفية ( من يقوم بماذا ؟ ) في برنامج التصرف في الوثائق والأرشيف داخل المؤسسة في المرحلة السابقة للتصرف الإلكتروني، وقلنا ان من بين عناصر البرنامج المذكور إجرءات عملية تتمثل في إعداد "أدوات العمل الأرشيفية" والتي هي: "القائمة الإسمية للملفات والوثائق المفردة" ، "نظام تصنيف الوثائق الإدارية" و "جدول مدد حفظ وثائق وأرشيف المؤسسة"، ( نعني بكلمة مدد جمع مدة، وهي الفترة التي تجسد عمر الوثيقة، ذلك أن كل وثيقة أرشيفية تمر بثلاث مراحل عمرية او ما يسمى بنظرية الأعمار الثلاثة التي إستنبطها العالم الإنقليزي تشالنبيرغ منذ سنة 1956 من القرن المنصرم، وهي الفترة النشطة للوثيقة، الفترة الشبه نشطة للوثيقة والفترة التاريخية للوثيقة التي يحددها المصير النهائي لها).
 |
| أدوات العمل الأرشيفية |
ملخص بحث أدوات العمل الأرشيفية
واليوم نعود لهذا الموضوع في جزء منه، ونتعرض بالدراسة وتقديم نماذج لهاته الأدوات الأرشيفية الثلاثة كما ندرسها ونعدها ونطبقها عندنا في تونس، إيمانا منا بأن هذه الأدوات هي المستندات النظرية التي بها يتم معالجة الوثائق والأرشيف داخل المؤسسة من قبل الأرشيفي المختص، وهي أيضا كما يسمى بالنسبة لجدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف: "حجر الزاوية" لبرنامج التصرف في الوثائق والأرشيف، فالقائمة الإسمية للملفات والوثائق المفردة هي الأداة التي تحدد وثائق وأرشيف المؤسسة ومختلف نسخها وشبكة مساراتها أو سلسلة انتقالها بين المصالح الإدارية للمؤسسة، ونظام التصنيف هي الأداة التي تمكن من ترميز وتصنيف وحسن ترتيب هذه الوثائق في فترتها النشطة لسهولة إسترجاعها عند الحاجة وتداولها، وجدول مدد حفظ الوثائق والأرشيف هي الأداة التي تمكن من تحديد الأعمار الثلاثة للوثيقة، وتحديد مصيرها النهائي وذلك بإتلافها عند إنعدام قيمتها التاريخية الإدارية العلمية البحثية، او حفظها على الدوام كوثيقة تاريخية او أرشيف نهائي صالح للبحث والإثبات وشاهد على موروث المؤسسة والبلاد وذاكرتها...
موضوع
